فناورى هاى نوين در عرصه ارتباطات انسانى هم چون ديگر زمينه ها، تحولات عظيم و شگرفى را پديد آورده است و مى توان ادعا نمود كه بيشترين تحولات و پويايى را فناورى هاى نوين در بخش ارتباطات به وجود آورده است و در اين ميان استفاده و بهره گيرى از فناورى هاى نوين ارتباطات و اطلاعات (ICT) سبب ارتقاى سطح كمى و كيفى كاركردها در حوزه فعاليت روابط عمومى شده است، براى همين روابط عمومى الكترونيك مى تواند روش هاى كارا و بهترى را دراختيار مديران سازمان ها، شركت ها و مؤسسات دولتى و خصوصى قرار دهد تا با مخاطبان و مشتريان خود ارتباطى دوسويه و گسترده برقراركند و به سرعت از نظرات و پيشنهادات و انتقادات آن ها مطلع شده و در زمينه رشد و ارتقاى خدمات شركت از آن ها بهره گيرد.
اگر به دنبال تعريفى از روابط عمومى الكترونيك باشيم، شايد بتوان آن را اين گونه تعريف كرد: روابط عمومى الكترونيك نحوه به كارگيرى فناورى هاى جديد ارتباطى و شيوه هاى نوين اطلاع رسانى براى ارائه خدمات منطبق بر خواسته هاى مخاطبان به صورت لحظه اى« بر خط» (online) به منظور تحقق اهداف روابط عمومى است و مى توان گفت كه روابط عمومى الكترونيك لازمه و پيش شرط تحقق دولت الكترونيك است. دولت الكترونيك اصطلاحى است كه به ارائه خدمات دولتى از طريق اينترنت و با استفاده از ابزارهاى ديجيتالى گفته مى شود.
روابط عمومى الكترونيك را نمى توان تنها در ارائه خدمات بهتر و سريع تر به مردم خلاصه كرد. با وجود روابط عمومى الكترونيك است كه مردم مى توانند نظرات خود را بسيار راحت و بدون سانسور و وجود سدهاى مستحكم به اطلاع مسئولان برسانند.
مى توان مهم ترين مشخصه روابط عمومى الكترونيك را سرعت در اطلاع رسانى عنوان كرد كه براى بهره گيرى از اين مهم ترين مشخصه روابط عمومى الكترونيك، كارمندان و مسئولان روابط عمومى لازم است كه تكنيك هاى نوين رقابتى را بياموزند و عملاً از آن بهره گيرند.
مهم ترين وظيفه روابط عمومى ديجيتال در جامعه اطلاعاتى آينده برقرارى ارتباط دوسويه متقابل ميان سازمان ها و مردم به ارائه خدمات و اطلاعات موردنياز شهروندان به صورت مداوم و شبانه روزى است كه اين وظايف روابط عمومى ديجيتال با بهره گيرى از فناورى هاى نوين ارتباطى و ازجمله بهره گيرى از اينترنت، اينترانت و اكسترانت پديدخواهدآمد.
* تكنولوژى هاى مورداستفاده در روابط عمومى الكترونيك
فرايند تبديل روابط عمومى سنتى به يك روابط عمومى الكترونيك مستلزم پياده سازى و بهره گيرى از تكنولوژى هايى چون اينترانت، اكسترانت، كيوسك هاى اطلاع رسانى، كيوسك هاى اينترنتى، سرويس هاى تلفن گويا، سرويس هايى چون MMS و EMS در تلفن هاى همراه و ديگر فناورى هاى دنياى الكترونيكى است. تكنولوژى هايى كه در تبديل روابط عمومى سنتى به يك روابط عمومى الكترونيك موردبررسى قرارگرفت، چنان ارتباط تنگاتنگى با ديگر تكنولوژى هاى مورداستفاده در اينترنت دارد كه در عمل جداسازى آن ها ناممكن به نظر مى رسد.
* انواع روابط عمومى الكترونيك
۱- روابط عمومى الكترونيك
اين نوع از روابط عمومى كه ساده ترين نوع روابط عمومى در ميان هم گروه هاى خود است به نوعى از روابط عمومى اطلاق مى شود كه در آن از ابزارهاى الكترونيك مانند سيستم هاى پاسخگويى اتوماتيك، راديو و امواج با طول كوتاه و بلند، Voice و غيره براى انجام مأموريت هاى محوله استفاده مى شود. در اين نوع از روابط عمومى به جاى استفاده از شيوه هاى سنتى پاسخگويى به مشتريان از فناورى هاى جديد به منظور سرعت و سهولت در پاسخگويى استفاده مى شود اين نوع از روابط عمومى را مى توان گام نخستين و ابتدايى در تشكيل روابط عمومى الكترونيك دانست.
۲- روابط عمومى ديجيتال
اين گام را كه مى توان دومين گام از مجموعه تبديل روابط عمومى سنتى به روابط عمومى الكترونيك دانست، فرايند تبديل محتوا از فرمت معمولى كاغذى به فرمت رايانه اى است. دراين مرحله اسناد، نامه ها، فرم ها، تقاضانامه ها و غيره به وسيله ابزارهاى انتقال اطلاعات مانند Emailقابليت نقل و انتقال دارند اما فعاليت ها تنها به صورت يك طرفه و از سوى سازمان به سوى مشترى در جريان است.
۳- روابط عمومى آن لاين
دراين گام از مجموعه گام هاى تبديل روابط عمومى خدمات ارائه شده به صورت شبانه روزى در اختيار مشتريان قرار گرفته و نقش world wide web بيش از پيش روشن تر و واضح تر خواهد شد. دراين گام خبردهى و خبريابى مبتنى بر فضاى وب جاى خود را باز كرده و اخبار توليدى روابط عمومى ها افزون بر روزنامه ها و جملات چاپى رايج، براى رسانه هاى آنلاين و اينترنتى نيز ارسال خواهد شد. دراين گام امكان برگزارى همايش هاى اينترنتى بر خط (online) امكان انتشار مصاحبه ها و گفت وگوها و نشست هاى هم انديشى به صورت زنده فراهم شده و به طور كلى روابط عمومى پوياتر و به لحظه تر خواهد شد؛ دراين گام استفاده از ايميل هاى سازمانى و نيز شركت در اتاق هاى گفت وگو در ميان كارمندان نيز رواج بيشترى خواهد يافت.
۴- روابط عمومى سايبر
دراين گام روابط عمومى تبديل به روابط عمومى به صورت كاملاً برخط (online) تبديل شده است كه ويژگى تعامل و مشاركت پذيرى در آن به حد اعلاى خود رسيده است، دراين گام جايگاه اول اهميت در سازمان به مشترى تخصيص يافته است و تك تك كاربران و مشتريان مورد توجه قرار مى گيرند. دراين گام همه كاركنان روابط عمومى در هر زمان و هر مكانى و در هرساعت از شبانه روز آماده پاسخگويى به سؤالات مشتريان سازمان هستند و هيچ سؤالى بى پاسخ نمى ماند.
دراين گام مفهوم كار در روابط عمومى سازمان به كارى تمام وقت و فرمان بر تبديل خواهد شد و كارمندان موظفند كه در ساعات غيرادارى نيز جوابگوى مشتريان سازمان باشند و هيچ عذرى در زمينه كوتاهى در ارائه خدمات به مشتريان پذيرفته نيست. همچنين كارمندان اين بخش افزون بر مهارت هاى ارتباطى و ادراكى قابل قبولى كه دارند بايد تسلط نسبى بر نرم افزارها و مهارت هاى رايانه اى نيز داشته باشند تا در حين پاسخگويى به مشتريان به مشكلى برخورد نكنند و در صورت وجود مشكل، خود به تنهايى در حل آن موفق شوند.
در اين گام رواج استفاده از تكنولوژى هايى چون countering، monitoring ،forum ، chatrooms ، News letter، podcasting، خبرخوان ، جست وجو، وبلاگ و غيره به حد اعلاى خود خواهد رسيد و سازمان با بهره گيرى از اين تكنولوژى ها موفقيت بيشترى را به دست خواهد آورد.
در اين گام سازمان با داشتن يك وب سايت بسيار قوى توانايى پاسخگويى به بيشتر نيازهاى مشتريان را داراست و مشتريان و مراجعه كنندگان سازمان نيز با كمترين حضور فيزيكى در سازمان، انتظارات خود از سازمان را برآورده شده مى بينند و به رضايت نسبى دست خواهند يافت. همچنين داشتن وب سايت قوى امكان حضور سازمان را در بازارهاى جهانى بيشتر كرده است و به حضور موفق سازمان در بازار تجارت بين المللى كمك شايانى خواهد كرد.
۵- روابط عمومى اينترنتى
اين گام در سازمان هايى كه زمينه كارى آنها تكنولوژى هاى اطلاعاتى و ارتباطى است كاربرد دارد، اين گونه از سازمان ها بر بستر اينترنت تولد يافته اند و در همين فضا نيز مشغول فعاليت و كسب و كارند و رونق و ركود آنها وابسته به موقعيت آنها در اينترنت دارد. كارمندان اين سازمان ها همه به نوعى كارمند روابط عمومى اند و كار كارمندان در حيطه هاى كاملاً فنى و تخصصى در حال انجام است و در انجام وظايف محوله بيشترين استفاده و بهره را از تكنولوژى هاى نرم افزارى و اطلاعاتى انجام مى دهند و همواره به دنبال ابداع شيوه ها و روش هايى براى انجام بهتر كار خود هستند.
۶- روابط عمومى مجازى
در اين گام، ديگر روابط عمومى وجود ندارد. هر چند ممكن است سازمان اصلى در جهان واقعى وجود داشته باشد. در اينجا يكى از مأموريت هاى روابط عمومى سازمان به وسيله بخش خصوصى يا اشخاص منفرد در خارج از سازمان انجام مى پذيرد. در اين گام روابط عمومى به يك فن تبديل مى شود و امور آن توسط متخصصان در فن و با بهره گيرى از تازه ترين تكنولوژى ها انجام مى پذيرد و نتايجش در اختيار سازمان مربوطه قرار مى گيرد.
وجه مشترك همگى مراحل شش گانه فوق، استفاده از تكنولوژى هاى اطلاعاتى و افزايش رو به رشد قدرت تعامل مخاطب بيشترى است.
* سفارشى سازى
هم اكنون يكى از نشانه هاى قدرت در روابط عمومى ها customizing و يا سفارشى ساختن پاسخ هاست و اين به معناى پاسخگويى خاص هر مشترى است يعنى بتوان براى هرمشترى پاسخ خاص و ويژه همان مشترى را فراهم كرد و در اين حالت شما نمى توانيد براى دو نوع مخاطب يك جواب در مورد يك سؤال مشترك داشته باشيد و اين قدرت روابط عمومى ديجيتالى است.
* توسعه روابط عمومى الكترونيك
براساس مطالعات انجام شده و تحقيقات صورت گرفته ميان توسعه روابط عمومى الكترونيك و متغيرهاى زير رابطه اى مستقيم وجود دارد:
۱- سطح تحصيلات كاركنان سازمان
۲- سابقه كارى كاركنان شركت
۳- سواد رايانه اى و مهارت هاى اطلاعاتى كارمندان
۴- ميزان آشنايى كاركنان با مفهوم و كاركرد روابط عمومى الكترونيك
۵- ميزان مخاطب محورى و مشترى گرايى سازمان
* مزاياى روابط عمومى الكترونيك
حفظ محيط زيست يكى از مهمترين دستاوردهاى روابط عمومى الكترونيك است زيرا استفاده از كاغذ را تا حد بسيار زيادى كاهش مى دهد.
طراحى و تهيه كاتالوگ ها، بروشورها، نشريات و... را مى توان از طريق اينترنت و يا اينترانت (شبكه داخلى سازمان) منتشر كرده و در اختيار كارمندان و مشتريان گذاشت و به راحتى امكان اعمال تغيير در آن بدون كمترين هزينه اى ممكن خواهد بود. به علاوه در اينترنت محدوديت توزيع وجود نداشته و در مقابل هزينه چاپ كه مبلغ بالايى را به خود اختصاص مى دهد هزينه ايجاد صفحات الكترونيك بسيار پائين تر است. همچنين نگهدارى مطالب ديجيتالى نياز به اختصاص به فضاى بسيار كمى دارد اما هزينه نگهدارى مطالب مكتوب و مستندات بسيار بالاتر است.
از ديگر مزاياى روابط عمومى الكترونيك، اطلاع رسانى لحظه اى ، دسترسى سريع به اطلاعات، كاهش حجم نامه هاى ادارى و بايگانى هاى بى مورد، كم كردن هزينه هاى چاپ و انتشار مستندات، گزارش هاى ادارى، همچنين فراگير بودن آن است و به علاوه مستندات طراحى شده در روابط عمومى الكترونيك قابل دستيابى در سراسر دنيا را بدون هيچ گونه محدوديتى داراست.
 سبب ارتقاى سطح كمى و كيفى كاركردها در حوزه فعاليت روابط عمومى شده است، براى همين روابط عمومى الكترونيك مى تواند روش هاى كارا و بهترى را دراختيار مديران سازمان ها، شركت ها و مؤسسات دولتى و خصوصى قرار دهد تا با مخاطبان و مشتريان خود ارتباطى دوسويه و گسترده برقراركند و به سرعت از نظرات و پيشنهادات و انتقادات آن ها مطلع شده و در زمينه رشد و ارتقاى خدمات شركت از آن ها بهره گيرد.
){kind=small}
Twitter
Google
Yahoo
Delicious
بالاترین
دنباله
فناورى هاى نوين در عرصه ارتباطات انسانى هم چون ديگر زمينه ها، تحولات عظيم و شگرفى را پديد آورده است و مى توان ادعا نمود كه بيشترين تحولات و پويايى را فناورى هاى نوين در بخش ارتباطات به وجود آورده است و در اين ميان استفاده و بهره گيرى از فناورى هاى نوين ارتباطات و اطلاعات (ICT) سبب ارتقاى سطح كمى و كيفى كاركردها در حوزه فعاليت روابط عمومى شده است، براى همين روابط عمومى الكترونيك مى تواند روش هاى كارا و بهترى را دراختيار مديران سازمان ها، شركت ها و مؤسسات دولتى و خصوصى قرار دهد تا با مخاطبان و مشتريان خود ارتباطى دوسويه و گسترده برقراركند و به سرعت از نظرات و پيشنهادات و انتقادات آن ها مطلع شده و در زمينه رشد و ارتقاى خدمات شركت از آن ها بهره گيرد.
نسخه‌ی چاپی
ارسال اين مطلب به دوستان