طوفان فكري در بستر فناوري اطلاعات

اگر عضو یکی از شبکه‌های زیر هستید می‌توانید این مطلب را به شبکه‌ی خود ارسال کنید:

Twitter

Google

Yahoo

Delicious

بالاترین

دنباله

[15 Apr 2008]   [ احمدرضا اخوان صراف - مريم نيلفروش زاده]

روشي نو در نظام پيشنهادها


a.r.akhavan@shbu.ac.ir


چكيده
بسياري از سازمانها با اجراي نوعي از نظام پيشنهادها تلاش مي کنند تا اعضايشان را براي ارائه طرحها و پيشنهادهاي بهتر ترغيب کنند. اين طرحها و نظرات معمولا در کميته هاي رسيدگي به پيشنهادها مورد بررسي و بازبيني قرار مي گيرند. سپس با انتخاب پيشنهادهاي مناسب آنها را مورد تشويق قرار مي دهند و بعضا آنها را اجرا مي كنند.
در نظام پيشنهادهاي سنتي همواره تعداد معدودي از افراد نظراتشان را به سازمان ارائه مي کنند. به اين دليل و نيز ساير نواقصي که در اينگونه نظامها وجود دارد، اجراي نظام پيشنهادها با به کارگيري روشهاي مبتني بر استفاده از ابزار طوفان فکري به عنوان مکملي براي روشهاي پيشين مطرح شده است.
اين روشها كه شامل طوفان فکري گروهي، طوفان فکري الكترونيك و طوفان فکري مبتني بر فناوري اطلاعات مي باشند، با اينکه داراي ارتباط وسيعي با نظام پيشنهادهاي قبلي هستند، ولي از جنبه هاي مهمي چون محدوديت زمان، محدوديت مکان، تعداد مشارکت کنندگان وغيره با آنان تفاوت دارند.
در اين بين، روش طوفان فکري مبتني بر فناوري اطلاعات كه موضوع مقاله حاضر است، با در نظر گرفتن محدوديتهاي گروههاي بزرگ از جمله عدم امکان ملاقاتهاي همزمان افراد در اين گروهها، سعي در گسترش دامنه طوفان فکري در کل سازمان دارد. اين امر موجب مي‌شود تا از تمامي نيروهاي سازمان براي افزايش کارايي نظام پيشنهادها استفاده شود.

مقدمه
در روش سنتي اجراي نظام پيشنهادها، معمولا طرح هاي ارائه شده بندرت در داخل سازمان انتقال مي يابند. بدين ترتيب ممکن است پيشنهادهاي خوب به صورت محلي اجرا شوند، در حالي که در ديگر بخشهاي سازمان ناشناخته باشند. همچنين بنا به دلايلي چون محدوديت ظرفيت ادراکي گروههاي بررسي کننده پيشنهادها، مهارتهاي ضعيف ارتباطي پيشنهاد دهندگان و طرح زمان بندي نامناسب، تعدادي از نظرات پيش از وقوع رد مي شوند. مجموعه اين مشکلات نشاندهنده نقيصه ارتباطي اين روشهاست. علاوه بر اين تعدادي از نظرات هرگز ارائه نمي شوند. اين امر به اين دليل است که اعضا بيم آن دارند که نظراتشان نامربوط و غيرمنطقي تلقي شود و اعتبار خود را نزد همکاران از دست بدهند و بدين ترتيب چه بسيار پيشنهادهاي مناسبي که آشکار نمي شوند.
امروزه سازمانها با توجه به محدوديتهاي روشهاي سنتي به دنبال شيوه‌هاي کاراتري هستندکه از آن جمله استفاده از روشهاي مبتني بر طوفان فکري در جهت توسعه نظام پيشنهادها در کل سازمان است.

طوفان فکري گروهي
طوفان فکري گروهي اولين بار توسط اسبورن معرفي و به عنوان روشي براي توليد ايده در زمينه صنعت و تجارت به کار گرفته شد. ويژگي اساسي اين روش چنانکه وي بيان کرده، عبارت است از کميت بالاتر از کيفيت، وارد شدن در جزئيات عقايد ديگران و فقدان نقد و انتقاد. در اين روش فرض بر اين است که همه ايده ها براي ساير شرکت کنندگان مشهود است و بدين ترتيب به عنوان يک محرک براي خلاقيت آنان عمل مي کند. با وجود معروفيت اين روش، تحقيقات نشان مي دهد که طوفان فکري گروهي، فعاليت همزمان افراد به طور همزمان ولي بدون تماس با يکديگر است. اين روش داراي محدوديتهايي به شرح زير است:
_ بيم ارزيابي: هنگامي ايجاد مي شود که افراد گروه از اينکه پيشنهاد آنها غير صحيح باشد و در ارزيابي آن توسط ديگران بخصوص مديران رد شود، نگران هستند و بنابراين از ارائه عقايد خود امتناع مي ورزند. اين امر باعث کاهش بهره وري گروه مي شود. ( Sutton & Hargadon , 1996 )
_ اتلاف وقت جمعي: هنگامي که مسئوليتهاي افراد در گروه به طور روشن مشخص نيست يا اينکه افراد براي انجام وضايف خود احساس مسئوليت نمي کنند، رخ مي دهد. در نتيجه اعضاي گروه عمدا ميزان مشارکت خود را محدود و امور را به سايرين واگذار مي‌کنند.( Brown et al. , 1998 )
_ توقف توليد ايده: هنگامي رخ مي دهد که هر يک از اعضاي گروه منتظر مي ماند تا ديگري ايده خود را اعلام كند و سپس پيشنهاد خود را ارائه مي دهد. اين امر باعث مي شود ايده اين افراد فراموش شود يا درنظر گرفته نشود. در نتيجه آنها براي جلوگيري از فراموش شدن ايده‌هايشان، به جاي مشارکت بيشتر پافشاري بيشتري روي ايده هاي خود مي کنند. ( Dennis et al. , 1996 )

طوفان فکري الكترونيك
محدوديتهاي روش طوفان فکري گروهي، سازمانها را به سمت روش طوفان فکري الكترونيك هدايت كرد. در روش اخير، شرکت کنندگان در اتاقهاي خاصي قرار مي گيرند که در آنها براي ارائه پيشنهادها و آگاهي از پيشنهادهاي اعضاي ديگر در ساير اتاقها از شبکه‌اي از کامپيوترهاي متصل به هم استفاده مي‌شود. همچنين به افراد اجازه داده مي شود که ايده‌ها را به صورت بي نام وارد کامپيوتر كنند و در نتيجه از محدوديت اول روش قبل (بيم ارزيابي) جلوگيري مي شود. امکانات وارد کردن اطلاعات در نرم افزارهاي کامپيوتري نيز در جهت کاهش محدوديت دوم (اتلاف وقت جمعي) کمک مي کند، زيرا کامپيوتر عملکرد نسبي هر فرد را در هر لحظه ارزيابي مي‌كند و نشان مي‌دهد. در انتها از آنجا که هر فرد کامپيوتر مخصوص به خود را دارد، امکان مشارکت و ارائه ايده توسط مشارکت کنندگان به‌طور همزمان وجود دارد و بدين ترتيب به ميزان زيادي از محدوديت سوم (توقف توليد ايده) نيز كاسته مي شود. همچنين مشکلاتي از قبيل بي توجهي به نظرات ساير اعضاي گروه و تداخل پيشنهادهايي که در روش طوفان فکري گروهي وجود دارد، در اينجا مشاهده نمي شود. علاوه بر اين مزايايي چون تقسيم مسائل به اجزاي کوچکتر (Dennis et al. ,1996) ، استفاده از تسهيلات (Offner et al. ,1996) ، به کارگيري تشابهات ويژه و مقايسه ها و ايجاد يک بازخورد مناسب (Roy et al. ,1996) نيز در اين روش حاصل مي گردد. اما با وجود مزاياي مذکور، اجماع و توافق کلي بر اين روش وجود ندارد و همين امر موجب انجام تلاشهاي بيشتر براي يافتن روشي کاراتر به نام طوفان فکري مبتني بر فناوري اطلاعات شده است.

طوفان فکري مبتني بر فناوري اطلاعات
طوفان فکري مبتني بر فناوري اطلاعات براساس نتايج حاصل از نمونه اجرايي توسعه يافته قبلي ايجاد شده است و با يک رويکرد درون شبکه اي سعي در ايجاد يک جو خلاق در سازمان دارد. اين روش بر مبناي استفاده از گروههاي کاري متعدد است که به صورت متوالي عمل مي‌کنند و نتايج حاصل از هر گروه به گروه بعدي منتقل مي شود. سپس با همکاري تمامي گروهها نظرات جمع‌آوري شده ترکيب مي شوند و به صورت يکپارچه در مي آيند. در اين روش هيچ پيشنهادي ناديده گرفته نمي شود، ولي تا حد ممکن سعي مي شود بهترين نظرات انتخاب شوند. اين امکان وجود دارد که افراد به صورت گمنام، پيشنهاد و ايده خود را ارائه کنند و در مقابل مکانيزمي نيز براي اشخاصي که مي خواهند با افراد پيشنهاد دهنده تماس بگيرند، فراهم شده است. بيشتر روالهاي مورد استفاده در اين روش به طور غيرهمزمان عمل مي کنند و نيازي به انجام همزمان همه کارها وجود ندارد. همچنين مي توان اين ناهمزماني را در فعاليتهاي تمامي زيرگروهها به وجود آورد. اين خود يکي از مزاياي اين روش نسبت به طوفان فکري معمولي است که در آن براي گروههاي بزرگ غير ممکن بود که يکديگر را به طور همزمان ملاقات کنند. (Vreede et al. , 2000)




مزاياي طوفان فکري مبتني بر فناوري اطلاعات
_ طوفان فکري مبتني بر فناوري اطلاعات به نحوي طراحي شده است که از سطوح معمولي سازمان جريان پيدا مي کند و نياز به يک مکان مجهز و خاص ندارد، اين موضوع به نوبه خود موجب مي شود که:
- با حذف نياز به يک فضاي فيزيکي خاص، اجباري براي محدود کردن تعداد شرکت کنندگان وجود نداشته باشد.
- بتوان نظام پيشنهادها را در سازمانهاي بزرگ که کارمندان خود را به طور پراکنده در سازمان توزيع کرده اند، مورد استفاده قرار داد، زيرا تنها به اين روش است که تمامي افراد مي توانند در ارائه نظرات مشارکت داشته باشند.
- بتوان زماني که افراد به انجام وظايف معمول و روزانه خود مشغول و معمولا خلاق تر هستند، نظام پيشنهادها را اجرا كرد. (Robinson & Stern , 1997)
_ در طوفان فکري مبتني بر فناوري اطلاعات هيچ تمرکز و فشاري بر روي گروهها وجود ندارد، آنها مجموعه اي از افراد هستندکه با نظرات يکديگر به صورت متقابل عمل مي کنند و راجع به ايده هاي بيان شده بحث وتبادل نظر مي كنند.
_ در طوفان فکري مبتني بر فناوري اطلاعات، هيچ محدوديت زماني وجود ندارد و افراد براي مشارکت در ارائه پيشنهادها نيازي به يک نشست چند ساعته يا يک زمان ويژه ندارند. مشارکت به صورت يک جريان پيوسته و با حضور تمام اعضاي سازمان در هر زمان امکانپذير است.
_ طوفان فکري مبتني بر فناوري اطلاعات، ارائه نظرات را تنها به يک موضوع خاص يا مسائلي با نوع خاص محدود نمي کند. زيرا زماني که هيچ محدوديت زماني وجود ندارد، هيچ نيازي هم به محدود کردن شخص براي ارائه نظرات خاص وجود ندارد و به جاي آن بسياري از مشکلات به صورت همزمان و موازي مورد تعقيب قرار مي گيرند.(Kanter 1988 , 1997)

روش اجرايي طوفان فکري مبتني بر فناوري اطلاعات
يک روش کلي براي اجراي طوفان فکري مبتني بر فناوري اطلاعات به شرح زير است:
1) پيشنهاد يا ايده به صورت خلاصه شده از طريق پست الکترونيک کاربران به يک صندوق پستي خاص ارسال مي شود.
2) هر چند دقيقه يکبار اين صندوق پستي بررسي و پيشنهاد هاي جديد در حافظه سيستم ذخيره مي شود.
3) به هنگام درخواست، سيستم، صفحات وب را به کمک محتويات حافظه اطلاعاتي و به صورت پويا ايجاد مي کند.
4) صفحات وب بهنگام شده، به سوي کاربران پس فرستاده مي شود و کاربران آن را در مرورگرهاي استاندارد خود مشاهده مي کنند.
5) چون بايد کاربران به ارائه پيشنهادها ترغيب شوند، در متون به هم پيوسته اي که مربوط به آدرس پستي پيشنهادکنندگان است، فرم هايي ايجاد مي شود تا کاربران ديگر بتوانند نظرات و توضيحات مورد نظر را به آن اضافه کنند.
6) پيامهاي ارائه شده توسط کاربران در مورد ايده، به صفحه وب اصلي بر مي‌گردد.
7) سپس اين پيامها براي پيشنهاد دهنده ارسال مي شود.
8) پيشنهاد دهنده از ميان کساني که با او ارتباط برقرار کرده اند، آنهايي راکه اطلاعات کاملتري داده اند، انتخاب مي كند و با آنها وارد يک گفتگوي مستقيم مي شود.
اين مراحل در شکل شماره يك نشان داده شده است.

ارزيابي روشهاي مختلف طوفان فکري
گروهي از پژوهشگران با پيشنهاد اينکه عملکرد روشهاي طوفان فکري بايد به صورت برايند منافع حاصل از اجراي فرايند و هزينه هاي فرايند در نظر گرفته شود، نمايي سودمند براي ارزيابي عملکرد اينگونه روشها ايجاد کرده اند. البته به نتايج اينگونه ارزيابي نبايد همچون حقايق علمي نگريست، بلکه بايد از آن به عنوان يک تخمين نادقيق اما سودمند براي تخمين ميزان توانايي روشهاي مورد نظر استفاده كرد. (Pinsonnealt et al. , 1999) مطابق اين روش، معيارهاي ارزيابي به دو گروه عمده منافع فرايند و هزينه هاي فرايند که هر کدام داراي عواملي به شرح زير هستند تقسيم مي شوند.

الف) منافع فرايند
_ تفکيک وظيفه ها: تقسيم وظايف به وظايف فرعي باعث افزايش بهره وري مي‌شود.
_ هم نيروزايي/ برانگيختگي ذهني: فرا‌خواندن ايده هاي جديد از طريق ايجاد روابط و دريافت آن توسط افراد.
_ يادگيري مشاهده اي: اين عامل نشان مي‌دهد که اعضا مي توانند بهترين عملکردها را الگو قرار دهند و ياد بگيرند و به اين ترتيب بهره وري را افزايش دهند.
_ تشخيص اجتماعي (به رسميت شناختن اجتماعي): افراد مي خواهند که کمک هايشان توسط ديگران به رسميت شناخته شود.
_ وظيفه مداري : متمرکز شدن بر روي وظيفه هاي خاص به جاي تاکيد بر يكپارچه سازي، بهره وري را بهبود مي‌بخشد.
_ شوق آوري/ بر انگيختگي : اين جنبه مربوط به گروههايي است که افراد را به عملکرد بهتر تحريک مي کنند.




كاربرد نظام پيشنهادها برپايه فناوري اطلاعات، داراي اين پيش فرض است كه همواره فرهنگي باز و مشاركتي در سازمان وجود دارد و اين نقيصه اي براي اين روش است.




ب) هزينه هاي فرايند
_ توقف توليد ايده: هنگامي که افراد منتظر ديگران مي شوند تا آنها ابتدا ايده هاي خود را بدهند، باعث مي شود که خود زمان ارائه پيشنهادها را از دست بدهند و اين ناتواني در بيان نظرات باعث کاهش بهره وري مي شود.
_ تلاشهاي زائد: زماني که افراد بسياري بر روي يک ايده يا ايده هاي مشابه کار مي کنند و از يکديگر آگاهي ندارند، تلاش بسيار زيادي بدون کسب هيچ گونه منفعت اضافي به هدر داده مي شود.
_ مداخله ادراکي: هنگامي رخ مي دهد که افراد به جاي ارائه ايده هاي خودشان، کاملا درگير پيشنهادهاي ديگران باشند.
_ عدم تحرک ادراکي: افراد ممکن است بر افکار خاصي متمرکز شوند و به دام آنها بيفتند و از ارائه نظرات جديد باز بمانند.
_ تناسب منفي بهره وري: هنگامي رخ مي‌دهد که اعضاي گروه، بهره‌وري فردي را با سطح مبناي پايين تري مقايسه مي‌کنند.
_ فشار براي انطباق ادراکي/ يکنواختي: اعضاي گروه احساس مي کنند که براي پايبند ماندن به هنجارها و قوانين گروهي يا شراکت در مجموعه مشخصي از ارزشها، در فشار هستند.
_ شخصي سازي موضوعات: هنگامي رخ مي دهد که افراد ايده هاي مطرح شده را با موضوعات شخصي ارتباط مي دهند.
_ تاثير اجتماعي: اعضاي غالب گروه مي‌توانند با ايجاد تاثيرات نامعقول و نامناسب باعث ايجاد مشکلاتي در ارائه نظرات ساير اعضاي گروه شوند.
_ جلب توجه کردن: در گروههاي طوفان فکري الکترونيک که اعضاي آنها در زمان تشکيل و فهرست سازي ايده ها، قادر به توجه به کمکهاي ديگران نيستند، رخ مي‌دهد.
_ تلاش نكردن براي خلاقيت: اعضاي گروههاي طوفان فکري الکترونيک، براي توليد نكردن ايده هايي که قبلا ذکر شده است، بر پيشنهادهاي ديگر اعضا متمرکز مي شوند. اين پيشنهادها مانع از رسيدن آنها به ايده هاي خلاق و اصيل خودشان مي شود.
_ پيچيدگي ادراکي: اين پيچيدگي به علت نياز به خواندن، فهميدن و تفسير ايده هاي ديگري به طور همزمان پيش مي آيد و در گروههاي طوفان فکري الکترونيک بيشتر است.
_ پراکندگي ادراکي: هنگامي پيش مي آيد که اعضاي گروه با خطوط فکري متفاوت مواجه مي شوند که بعضي از اين خطوط فکري از موضوع مورد نظر انحراف دارند. اين امر عملکرد موفقيت آميز گروه را مشکلتر مي سازد.

ارزيابي روش طوفان فکري مبتني بر فناوري اطلاعات
در ارزيابي طوفان فکري مبتني بر فناوري اطلاعات با توجه به معيارهاي منفعت فرايند مي توان به نتايج زير دست يافت:
طوفان فکري مبتني بر فناوري اطلاعات از نظر تفکيک وظايف داراي امتياز مثبت است، چون هيچ مشکلي به صورت ويژه مورد نظر قرار نمي گيرد و افراد مي توانند هر موقع که مناسب ديدند. وظايف خود را منحل كنند. همچنين اين روش با کمک گرفتن از عامل دوم يعني هم نيروزايي توانسته است، زمينه طوفان فکري را به يک ساختار کلي تبديل کند. اما اين روش از نظر عامل سوم که يادگيري مشاهده‌اي است، امتيازي دريافت نمي کند، زيرا گمنامي در طوفان فکري مبتني بر فناوري اطلاعات اجازه چنين مشاهداتي را به افراد نمي دهد. اگرچه طوفان فکري مبتني بر فناوري اطلاعات عرضه پيشنهاد به صورت گمنام را تسهيل مي کند، اما مکانيزمي را نيز براي تماس با پيشنهاد کننده گمنام فراهم مي سازد. اين نکته سبب مي شود که صاحب ايده هاي خوب مورد تحسين قرار گيرد و همچنين تعداد کمکهاي هر فرد نيز مشخص شود و بدين ترتيب اغلب پيشنهاد دهندگان به طور دوره اي مورد بازشناسي قرار مي گيرند. بنابراين اين روش از نظر عامل چهارم نيز داراي امتياز مثبت است. همچنين کاربرد بدون نام و پيوسته اين روش باعث تمرکز بيشتر روي وظيفه مي شود و از نظر وظيفه مداري نيز داراي امتياز است. طوفان فکري مبتني بر فناوري اطلاعات،ايجاد يک هم انديشي و برانگيختگي ذهني ميان افراد است، بنابراين شامل مزيت ششم نيز مي شود. بدين ترتيب در مجموع طوفان فکري مبتني بر فناوري اطلاعات در ارزيابي عوامل مربوط به منفعت، داراي امتياز پنج است و تنها عامل سوم که يادگيري مشاهده اي است را شامل نمي شود.
در ارزيابي طوفان فکري مبتني بر فناوري اطلاعات با توجه به معيارهاي هزينه هاي فرايند نيز مي توان به نتايج زير دست يافت:
اين روش همچون تمامي حالتهاي طوفان فکري الکترونيک دچار مشکل توقف توليد ايده نيست. اما شامل هزينه دوم يعني تلاشهاي زائد مي شود، زيرا تعداد ايده هاي بسيار زيادي که در اين روش انباشته مي شوند، بررسي درست آنچه که در دسترس است را با مشکل روبه رو مي‌سازد و در نتيجه اين امر تلاشهاي اضافي را طلب مي کند. از آنجاکه روش طوفان فکري مبتني بر فناوري اطلاعات به چارچوب زماني خاصي محدود نيست، اين روش دچار مشکل مداخله ادراکي نمي شود. عدم تحرک ادراکي نيز تنها مشکل گروههاي اسمي است و انتظار نمي رود که براي طوفان فکري مبتني بر فناوري اطلاعات يا نظامهاي طوفان فکري الکترونيک رخ دهد. مشکل بيم ارزيابي در طوفان فکري الکترونيک بدون نام و طوفان فکري مبتني بر فناوري اطلاعات که در هر دو، پيشنهادکنندگان به صورت گمنام نظراتشان را ارائه مي دهند، از بين مي رود. همچنين چون نشستهاي طوفان فکري مبتني بر فناوري اطلاعات در گروههاي بسته يا حتي با کاربران همزمان انجام نمي پذيرد، مشکل تناسب بهره وري منفي به حداقل مي رسد. در طوفان فکري مبتني بر فناوري اطلاعات، هيچگونه فشاري بر روي افراد گروه براي ارائه نظرات وجود ندارد، بنابراين اين روش همانند نظامهاي طوفان فکري الکترونيک بدون نام دچار عوامل هزينه مانند فشار براي انطباق ادراکي و شخصي سازي موضوعات نمي‌شود. به علاوه در طوفان فکري مبتني بر فناوري اطلاعات، ارائه بدون نام پيشنهادها باعث مي شود، به تمام آنها به طور مساوي رسيدگي شود و هيچ کس در آن اجازه تسلط يافتن نداشته باشد. بنابراين دچار مشکلاتي همچون تاثير اجتماعي و بيهوده گذراني جمعي نمي شود. اين روش فعاليتي مداوم و پيوسته است و مدت زمان زيادي براي مطالعه دارد، پس از عامل جلب توجه کردن مستثني است. عامل تلاش براي خلاقيت به علت محدوديتهاي زماني ايجاد مي شود و از آنجا که طوفان فکري مبتني بر فناوري اطلاعات اين محدوديت را ندارد، اين هزينه را نيز شامل نمي‌شود. از نظر پيچيدگي ادراکي، اين روش با اعطاي زمان نامحدودي به دست اندرکاران، جبران هر پيچيدگي اضافي را مي كند. آخرين عامل هزينه، پراکندگي ادراکي است که تنها در زمان جستجو و خواندن پيشنهادها در طوفان فکري مبتني بر فناوري اطلاعات وجود دارد و چون افراد در دنبال کردن هرگونه خط ويژه فکري آزاد هستند، به صورت ناپيوسته رخ مي دهد و به عنوان يک عامل منفي در آن محسوب نمي شود. با در نظر گرفتن مطالب فوق مي‌توان گفت طوفان فکري مبتني بر فناوري اطلاعات تنها داراي يک امتياز منفي است که با کم کردن اين امتياز منفي از پنج امتياز مثبت آن، به امتياز خالص 4+ مي‌رسيم. با مقايسه امتياز اين روش با امتياز خالص ساير روشها اين نتيجه حاصل مي شود که طوفان فکري مبتني بر فناوري اطلاعات داراي برتري قابل توجه نسبت به روشهاي ديگر است.

محدوديتهاي روش طوفان فکري مبتني بر فناوري اطلاعات
_ در اين روش فرض بر اين است که هر فرد در مجاورت محل کارش به يک کامپيوتر دسترسي دارد. اين مطلب ممکن است براي بسياري از کارکنان سازمانهاي اروپايي، آمريکاي شمالي و ژاپن درست باشد، ولي براي بسياري از کارکنان در ساير نقاط جهان قابل کاربرد نيست.
_ طوفان فکري مبتني بر فناوري اطلاعات تنها در محيط هاي دفتري سازمانها کاربرد دارد.
_ نتايج عملي اين روش داراي محدوديت است و نمي توان آن را به کليه سازمانها تعميم داد. (Stenmark , 1999)


روش طوفان فكري مبتني بر فناوري اطلاعات، چهار امتياز از مجموع پنج امتياز مثبت طوفانهاي فكري را دارد.


_ در گروههايي مانند گروههاي طوفان فکري الکترونيک احساس تعلق به گروه وجود دارد، اين احساس از اينجا ناشي مي شود که افراد به صورت تصادفي انتخاب نشده اند. احساس تعلق به گروه از تصميمات بي هدف فردي جلوگيري مي‌کند. در اين گروهها هنگامي که اعضا پس از پايان جلسه اتاق را ترک مي‌کنند. نتايج گرفته شده، به صورت نتايج جمعي تصور مي شود، اما اين تفاهم و کار گروهي در روش طوفان فکري مبتني بر فناوري اطلاعات وجود ندارد.
_ از آنجا که در اين روش احساس تعلق به گروه وجود ندارد، هر يک از افراد از اينکه کسي براي سهم آنهادر ارائه پيشنهاد ارزش قائل نشود، احساس نگراني مي کند. اين احساس به استفاده از نظامهاي پيشنهادي که مبتني بر انگيزشهاي جزئي است، منتهي مي شود. (Stenmark , 1999)
_ کاربرد اين روش داراي اين پيش فرض است که همواره فرهنگي باز و مشارکتي در سازمان وجود دارد.
_ در اين روش فرض مي شود، مشارکت کنندگان زمان نا محدودي در اختيار دارند که اين امر به طور کامل صحيح نيست.

نتيجه گيري
استفاده از روش طوفان فکري مبتني بر فناوري اطلاعات، باعث مي‌شود، شرکت کنندگان بتوانند پيشنهادهاي يکديگر را مشاهده كنند؛ در حالي که از وجود يکديگر نا آگاه هستند و به صورت پراکنده عمل مي کنند. نکته آخر بسيار حائز اهميت است، زيرا کاربران مجبور نيستند جايگاه کاري روزمره خود را ترک کنند و تحقيقات نشان داده که افراد وقتي در حال انجام کار تعريف شده و روزانه خود هستند، بسيار خلاق‌اند.(Robinson & Stern, 1997)
مجبور کردن افراد به نشستن در اتاقي که از قبل تعيين شده باعث کاهش بهره وري افراد مي شود. يکي از مشکلات حل نشدني طوفان فکري آن است که نمي توان تعيين كرد كه افراد چه زماني در بالاترين حالت خلاقيت خود قرار دارند تا آنان را به جلسه طوفان فکري دعوت كرد. همچنين طوفان فکري مبتني بر فناوري اطلاعات باعث مي شود همه افراد سازمان درگير فرايند طوفان فکري شوند. فراهم آوردن امکانات کافي براي کليه افراد جهت تشکيل جلسات طوفان فکري الکترونيک معمولي، حتي در شرکتهاي کوچک هم مشکل آفرين است. با در نظر گرفتن اين محدوديت، حالتي از طوفان فکري الکترونيک پيشنهاد مي شود که در آن افراد سازمان به زير گروههايي تقسيم مي شوند. هر زيرگروه کار خود را به صورت متوالي به زيرگروه بعدي واگذار مي كند، مانند مسابقات دو امدادي. طبيعت پراکنده و نا همگام طوفان فکري مبتني بر فناوري اطلاعات نياز به امکانات بالا براي برگزاري جلسات را حذف کرده است و باعث مي شود تمامي افراد در فرايند طوفان فکري شرکت كنند. (Vreede et al. , 2000)
شبکه هاي کامپيوتري براي افرادي که فاصله جغرافيايي زيادي دارند، امکان همياري و همکاري به صورت الکترونيک را فراهم مي آورد. بدون اينکه افراد از نظر فيزيکي با يکديگر بر خورد داشته باشند. چنين امکاني حوزه عملکرد يک گروه را گسترش مي دهد. به وجود آوردن ايده گروهي، يک پديده ادراکي است نه اجتماعي و گروه طوفان فکري الکترونيک مجمو عه اي از افراد است که در اثر تماس متقابل مجمو عه اي از ايده ها را استنتاج مي كنند.

منابع

1 - Brown, V., Tumeo, M., Larey, T. S., and Paulus, P. B. (1998), “Modeling Cognitive Interactions During Group Brainstorming”, Small Group Research, Vol. 29, Issue 4, pp. 495-426.
2 - Dennis, A. R., Valacich, J. S., Connolly, T., and Wynne, B. E. (1996), “Process Structuring in Electronic Brainstorming”, Information Systems Research, Vol. 7, No. 2, pp. 268-277.
3 - Diehl, M. and Stroebe, W. (1987). “Productivity Loss in Brainstorming Groups: Towards the Solution of a Riddle”, Journal of Personality and Social Psychology, Vol. 53, No. 3, pp. 497-509.
4 - Diehl, M. and Stroebe, W. (1991). “Productivity Loss in Idea-generation Groups: Tracking Down the Blocking Effect”, Journal of Personality and Social Psychology, Vol. 61, No. 3, pp. 392-403.
5 - Kanter, R. M. (1988). “When a Thousand Flowers Bloom: Structural, Collective, and Social Conditions for Innovation in Organizations”, Research in Organizational Behavior, Vol. 10, pp. 169-211.
6 - Offner, A. K., Kramer, T. J., and Winter, J. P. (1996), “The Effects of Facilitation, Recording, and Pausing on Group Brainstorming”, Small Group Research, Vol. 27, Issue 2, pp.283-298.
7 - Osborn, A. F. (1953), Applied Imagination, Scribner’s: New York.
8 - Pinsonnealt, A., Barki, H., Gallupe, R. B. and Hoppen, N. (1999), “Electronic Brainstorming: The Illusion of Productivity”, Information Systems Research, Vol. 10, No. 2, pp. 110-133.
9 - Robinson, A. G and Stern, S. (1997), Corporate Creativity: How Innovation and Improvement Actually Happen, Berrett-Koehler: San Francisco.
10 - Roy, M. C., Gauvin, S., and Limayem, M. (1996), “Electronic Group Brainstorming, Small Group Research, Vol. 27, Issue 2, pp. 215-247.
11 - Shepherd, M. M., Briggs, R. O., Reinig, B. A., Yen, J., and Nunamaker, J. F., Jr. (1995), “Invoking Social Comparison to Improve Electronic Brainstorming: Beyond Anonymity”, Journal of Management Information Systems, Vol. 12, Issue 3, pp.155-171.
12 - Stenmark, D. (1999), “Asynchronous Brainstorming: A Web Application for Creativity”, In Proceedings of WebNet ’99, AACE Press: Honolulu, HI.
13 - Sutton, R. I. and Hargadon, A. (1996), “Brainstorming Groups in Context: Effectiveness in a Product Design Firm”, Administrative Science Quarterly, Vol. 41, pp.685-718.
14 - Vreede, G.-J. de, Briggs, R. O., van Duin, R. and Enserink, B. (2000), “Athletics in Electronic Brainstorming: Asynchronous Brainstorming in Very Large Groups”, In Proceedings of HICSS-33, IEEE Press: Maui, HI.
_ احمدرضا اخوان صراف: عضو هيئت علمي دانشگاه شيخ بهايي
_ _ مريم نيلفروش زاده: دانشجوي كارشناسي ارشد فناوري اطلاعات

---

مطلب‌های دیگر از همین نویسنده در سایت آینده‌نگری:

+ طوفان فكري در بستر فناوري اطلاعات 

منبع:

نسخه‌ی چاپی ارسال اين مطلب به دوستان

---

[نظر دهید]    [تعداد نظرهای ثبت شده در پیوند با این مطلب: 0] 

.

---