Iranian Futurist 
Iranian Futurist
Ayandeh-Negar
Welcome To Future

Tomorow is built today
در باره ما
تماس با ما
خبرهای علمی
احزاب مدرن
هنر و ادبیات
ستون آزاد
محیط زیست
حقوق بشر
اخبار روز
صفحه‌ی نخست
آرشیو
اندیشمندان آینده‌نگر
تاریخ از دیدگاه نو
انسان گلوبال
دموکراسی دیجیتال
دانش نو
اقتصاد فراصنعتی
آینده‌نگری و سیاست
تکنولوژی
از سایت‌های دیگر


نگاهي ديگر به مديريت زمان

اگر عضو یکی از شبکه‌های زیر هستید می‌توانید این مطلب را به شبکه‌ی خود ارسال کنید:
Twitter Google Yahoo Delicious بالاترین دنباله

[01 Apr 2015]   [ مترجمان: حسن قربانی ،حسن خسروی]


مقدمه
بسياري از افراد ادعا مي كنند كه وقت آنها به هدر نمي رود و ابراز مي دارند كه: من خيلي سازمــاندهي شده كار مي كنم، مي دانم كجا مي روم، مي دانم چكار مي كنم و... اگر شما واقعاً و صادقانه جزء اين دسته از افراد هستيد بايد بگوييم كه در گروه اقليتي جاي گرفته ايد.

خيلــي از مردم نسبت به روزهاي بدون بهره وري (بي حاصل) خود بي تفاوت هستند در حالي كه همگي مايل هستيم كارهاي بسياري را در يك روز انجام دهيم، ولي معلوم نيست كارهايمان چقدر ارزش داشته و بر چه اساسي اولويت بندي شده اند و چقدر وقت بايد صرف آنها كنيم. مثلاً گاه براي گرفتن يك جواب يا ارسال يك نامه يا درخواست كالا از انبار، بيش از اهميت موضوع موردنظر به پيگيــري، تعارفات و حاشيه پردازي مشغول مي شويم. همچنين در بسياري از جلسات مسايل جنبي نظير سياست، تجارت، خانواده، اوضاع اجتماعي، اخبار سازماني، و... بيشتر از موضوع يا دستور جلسه موردبررسي و تبادل نظر قرار مي گيرند.

مقوله مديريت زمان سالهاست كه ذهن افراد و صاحب نظران رشته هاي مختلف را به خود مشغول كرده و تاكنون دوره هاي آموزشي و سمينارهاي بسياري در اين ارتباط برگزار شده است. اما آيا واقعاً توانسته ايم بر زمان احاطه پيدا كرده و آن را در كنترل خود داشته باشيم.

حقيقت آن است كه ما بايد خود را اداره كنيم نه زمان را. چرا كه زمان اساساً اداره شدني نيست و خواه ناخواه زمان مي گذرد و اين ما هستيم كه بايستي از آن به خوبي استفاده كنيم.

به يك تعبير مديريت زمان درواقع همان مديريت بر خويشتن است و جالب است بدانيد مهارتهايي كه ما براي اداره كردن ديگران نيازمنديم، همان مهارتهايي است كه براي اداره كردن خود نيازمنديم مانند توانايي ومهارت در برنامه ريزي، تفويض اختيار، سازماندهي، رهبري و كنترل.

شناخت صحيح و به موقع عواملي كه وقت ما را هــدر مي دهند، خيلي مهم است زيرا بدين ترتيب راه درمان بيماري اتلاف وقت را كوتاه خواهيم كرد. بد نيست اين سوال را مطرح كنيم كه وقت روزانه شما صرف چه كارهايي مي شود؟ فرقي نمي كند داراي چه موقعيت شغلي و كاري هستيد فقط كافي است لحظاتي روزهاي گذشته و امروز خود را مرور كنيد.

شايد قبل از اينكه به پاسخ شما بپردازيم بهتر است در يك مورد، تكليف خود را روشن كنيم و آن اين موضوع كه آيا شما با ارباب رجوع سروكار داريد يا خير؟


اگر شما ارباب رجوع نداريد دو حالت دارد: 1 - يا مدير هستيد، اختيارات و كارها را تفويض كرده ايد.
2 - يا اينكه ماهيت شغل شما به گونه اي است كه با ارباب رجوع سروكار نداريد. ازطرح اين سوالها دو هدف را دنبال مي كنيم.
الف) ذكر اين نكته كه ميان صرف وقت براي كسي كه ارباب رجوع دارد و كسي كه با ارباب رجوع سروكار ندارد خيلي فاصله است.

به عبارت ديگر، افرادي كه با ارباب رجوع سروكار دارنــد، وقتشان طوري ديگر صرف مي شود كه مطلب مهمي است و در تجزيه و تحليلهاي مربوط به مديريت زمان اغلب ديده شده كه موردغفلت قرار گرفته است.

ب) ذكر اين نكته كه شما بايد اختيارات و كارهاي خود را به ديگران تفويض كنيد.

خوب برگرديم بر سر سوال قبلي مان. واقعاً وقت شما در طول روز صرف چه كارهايي مي شود؟ شايد پاسخهاي شما برحسب فراواني و اهميت اينگونه باشد:

1 - ديدن كارتابل نامه ها؛
2 - جلسات و تماسهاي تلفني؛
3 - بررسي پرونده ها و تهيه پيش نويس نامه ها يا اخبار و اطلاعات لازم؛
4 - بازرسي و سركشي به قسمتها؛
5 - ماموريتهاي اداري؛
6 - انجام امور شخصي؛
7 - ارتباطات غيررسمي و حضور در غذاخوري و نظاير آن.
شناسايي عوامل موثر در اتلاف وقت
به طور اجمال مي توان عوامل موثر در اتلاف وقت را به قرار زير برشمرد:
عدم تفويض اختيار؛
تماسها و مكالمات زياد تلفني؛
جلسات بسيار (درون سازماني و برون سازماني)؛
قبول و يا تحميل بيش از حد مسئوليت و كار؛
آشفتگي و بي نظمي فردي و عدم تمركز فكري؛
نداشتن كاركنان و همكاران شايسته و كارآمد؛
مسافرتها و ماموريتهاي متعدد اداري؛
امور شخصي و گرفتاريهاي خانوادگي؛
عدم برنامه ريزي مناسب؛
كار امروز را به فرداافكندن.
همانگونه كه مشاهده مي شود موضوع «عدم تفويض اختيار» به عنوان شايد مهمترين عامل اتلاف وقت بويژه براي مديران عنوان گرديده است.
به راستي چرا شما بخشي از اختيارات خود را به ديگران واگذار نمي كنيد؟ بد نيست در اين قسمت مهمترين دلايلي را كه براي عدم تفويض اختيار برشمرده شده است را ذكر كنيم:
1 - كاركنان هنوز كار بسياري براي انجام دادن دارند و واگذاري و تفويض اختيار بيشتر به آنها معقولانه نيست؛
2 - كاركنان توان انجام دادن برخي كارها را ندارند، لذا نمي توان اختياري به آنها تفويض كرد؛
3 - كاركنان نمي خواهند به آنها تفويض اختيار شود؛
4 - فرد مناسبي نيست كه كارها و اختيارات به او واگذار شود؛
5 - قدرت وجسارت لازم در تفويض اختيار وجود ندارد؛
6 - مديران ترجيح مي دهند براي حفظ شأن و شخصيت خود از تفويض اختيار پرهيز كنند؛
7 - ممكن است تفويض اختيار نشانگر ضعف مدير در سازمان تلقي شود.
اگر شما به عنوان خواننده اين نوشتار، مدير هستيد ببينيد كه واقعاً كدام مورد يا موارد از هفت گزينه بالا شامل شما هم مي شود. بعد كمي تأمل كنيد كه چرا در چنين وضعيتي به سر مي بريد؟
خوب جاي دارد كه به يك موضوع مهم ديگر اشاره كنيم كه نوعاً خيلي وقت ما را هدر مي دهد.
تماسهاي تلفني خارج از برنامه و ملاقاتهاي بدون هماهنگي. بهتر است طرف خود را طوري مقيد و هدايت كنيد كه در كوتاهترين زمان مكالمه يا ملاقات حرف خود را بزند. شايد اين تجويز در وهله اول سخت باشد ولي مي تواند در وقت شما صرفه جويي شود، چون در غير اين صورت براي اينكه محبوب همه باشيد ناگزير هستيد كه كاملاً در اختيار درددلها، مشكلات، درخواستها، غيبتها و... اين و آن باشيد و از انجام كارهاي ضروري باز بمانيد.

يك چيز ديگري كه معمولاً كاركنان را رنج مي دهد و ممكن است خود آنها خيلي متوجه نباشند كه بر روي اتلاف وقت آنان چه تاثير مهمي دارد، موضوع شلـــــــوغ بودن و به هم ريختگي ميز كار است.

آيا از آن قبيل افرادي هستيد كه دوست دارند ميز شلوغ داشته باشند يا نه سعي مي كنيد هر پرونده، نامه، و يا هر ارجاعي را به موقع و به نوبت و ترتيب اهميت كنار دست خود قرار دهيد و به آن رسيدگي كنيد. اين هم نكته بسيار بااهميتي است كه علاوه بر وقت، اعصاب و روان شما را هم تحت تاثير قرار مي دهد.

يك راهنماي كليدي
براي آنكه بر زمان دراختيار، احاطه داشته و بتوانيم آن را مديريت كنيم بايد هدف گذاري مناسبي داشته باشيم. يعني اينكه براي هر روز كاري خود اهدافي را ترسيم كنيم.
ازسوي ديگر براي هدف گذاري موارد ذيل را درنظــر بگيريم: هدف بايد روشن، قابل اندازه گيري، واقع بينانه، قابل دسترسي و محدوده زماني معيني داشته باشد.

خوب حالا به نظر مي رسد كه دريچه اي ديگر به روي ما باز شده تا نسبت به زمان (وقت) طور ديگري نگاه كنيم و با به كارگيري مجموعه موارد مطرح شده بتوانيم از زمان حداكثر استفاده و بهره را ببريم، چرا كه زمان منتظر ما نمي ماند.

نتيجه گيري
1 - ببينيد كه از زمان چه مي خواهيد (چه انتظاري داريد)؟
2 - عواملي كه وقت شما را هدر مي دهند شناسايي و دسته بندي كنيد. سپس چاره اي براي برطرف كردن آنها بيابيد.
3 - فعاليتهاي روزانه خود را اولويت بندي كنيد داشتن يك مسئول دفتر يا منشي فهيم، دورانديش و پرانرژي در اين زمينه شما را به خوبي ياري خواهدكرد.
4 - به موضوع تفويض اختيار جدا توجه كنيد.
5 - هر از گاه به ميز خود نگاه كنيد و آشفتگي آن را برطرف سازيد.
6 - شفاف و قاطع باشيد و با عوامل اتلاف وقت با حسن تدبير برخورد كنيد.
7 - از مركب زمان به عنوان وسيله اي براي موفقيت و رشد و اثربخشي هرچه بيشتر استفاده كنيد نه اينكه در دام آن گرفتار شده و دچار بي نظمي و آشفتگي گرديد.

مطلب‌های دیگر از همین نویسنده در سایت آینده‌نگری:


منبع:


بنیاد آینده‌نگری ایران



دوشنبه ۲۹ آبان ۱۳۹۶ - ۲۰ نوامبر ۲۰۱۷

+ دانایی، فلسفه و علم رضا داوری اردکانی

+ «دومین رویارویی» شناورهای سپاه با ناوهای آمریکایی طی یک هفته 

+ از این به بعد ربات‌ها زباله‫ها را جمع می‫کنند شاهراه اطلاعات

+ کتاب قانون اساسی زمینشهر منتشر شد: اکرمی، موسی

+ اعتراف : ۲۲ بهمن روز چیرگی کفر بر ایمان بود. 

+ استفان هاوکینگ: محبوبیت ترامپ غیرقابل توضیح است و برکزیت بوی فاجعه می دهد 

+  

+ ۱۱ نشانه از آینده هیجان انگیز تکنولوژی 

+ پیش‌بینی زندگی انسان در دو قرن آینده. میثم لطفی

+ سنت حقوقی مسلمانان و چالش برابری جنسیتی دکتر زیبا میرحسینی

+ تفاوت آیند ه پژوهی و آینده نگری  

+ سلسله بحثهایی برای خلاقیت، نوآوری و کارآفرینی(10) 

+ سلسله بحث هایی برای خلاقیت، نوآوری و کارآفرینی(9) 

+ سلسله بحثهایی برای خلاقیت، نوآوری و کارآفرینی(8) 

+ سلسله بحث های خلاقیت، نوآوری و کارآفرینی (7) 

+ آسمان بر ما جفا نکرده است دکترمحسن رنانی

+ زندگی در سیاره اورانوس 

+ جامعه اطلاعاتى: زمينه اقتصاد فراملّى و پيامدهاى آن.  ويليام. اچ. ملودى

+ آینده آزمایی شراره عاضدی تهرانی

+ آسیب شناسی کم جانی علم اقتصاد در آکادمی ایران  دکاتیر محمد فاضلی و محسن رنانی

+ نيروي كار فناوري اطلاعات 

+ فلسفه در محکمه ایدئولوژي دکتر رضا داوری اردکانی

+ بی توجهی به مسؤولیتهای اجتماعی، بر شاخه نشستن و بن بریدن است پروفسور محمدرضا سرکار آرانی

+ تجارت قرن بیست و یکم رابرت تی کیوساکی

+ کتاب «آینده ذهن» منتشر شد 

+ قربانیان عید قربان و چالش قدرت در خاندان ال سعود رضا علوی

+ گیدنز؛ مدرنیسم، پست‌مدرنیسم و راه سوم  فرهاد بذرافکن

+ تبیین خانواده‌ی دموکراتیک در نظریه‌ی راه سوم گیدنز نسرین قوامی

+ آﻳﻨﺪهﭘﮋوﻫﻲ و ﻋﻠﻮم اﻧﺴﺎﻧﻲ: ﺑﺮرﺳﻲ ﻣﺴﺄﻟﺔ ﺳﻨﺎرﻳﻮﻫﺎي ﻫﻨﺠﺎري ﺟﻤﻴﺰ اوﮔﻴﻠﻮي

+ نقش رسانه‌ها در توسعه همه‎جانبه کشور محمدحسن آغاز

+ آینده‌ پژوهی و آینده شناسی نیاز مبرم مدیریت توسعه ملی 

+ آینده در تصرف رسانه‌های مجازی 

+ جهانی شدن و تنوع فرهنگ مترجم: وحیدرضا نعیمی

+ انقلاب فناوری در افغانستان ترجمه: نسترن صائبی

+ قدرت روابط انسانی  کوین جویس، مترجم: سیما مهذب حسينيان

+ چگونه مديري با اعتماد به نفس باشيم؟ ناديا گودمن - مترجم: زهرا آزموده

+ آينده نگري بحران امير محمدي

+ خلاصه کتاب ساختار انقلاب های علمی توماس کوهن حجت غلام زاده

+ دوراندیشی در فناوری 

+ چرا دورانديشي؟ 

+ كارآفريني ديجيتال، روند غالب دهه‌هاي آينده محمد علي آذري نيا

+ تشریح فرآیند تاریخی موضوع درایران 

+ نگاهي ديگر به مديريت زمان مترجمان: حسن قربانی ،حسن خسروی

+ ورود به دنیای دیجیتال جاناتان فیلدز

+ نقش دولت‌ها در قرن ارتباطات و فناوری اطلاعات  ترجمه: نیما کاووسی

+ مهارت‌های قرن بیست و ‌یکم ترجمه دکتر فریده مشایخ

+ نفت، امنیت و سیاست: آیا چین آمریکا را در خلیج فارس به چالش می‌کشد؟ گزارش راهبردی اندیشکده دانمارکی

+ هوش مصنوعی مثل هميشه پيچيده‌ است یوآب جکسون

+ این ژل خون‌ریزی شما را بلافاصله قطع می‌کند جو لاندولینا

+ فلسفه تاريخ و جهاني شدن بن درفمن

+ مدیران شایسته وتحول سازمانی مهشید باستانی پور مقدم

+ نقش مديريت دانش در آموزش عالي فاطمه شعيبي- سيد محمود هاشمي

+  

+ تحولات تکنولوژی و ماهیت مشاغل در عصر اطلاعات و ارتباطات جرمی ریف کین

+ رقص تغییر در عصر نوین 

+ رهبری در عصر فرانوگرایی مترجم: عبدالصمد خدامی

+ جهانی شدن و هویتِ قومی در ایران 

+ جهانی شدن فرهنگ، هویت گل محمدی، احمد

+ ﺟﻬﺎﻧﻲ ﺷﺪﻥ - ﺑﺨﺖ ﺑﺎ ﺷﺠﺎﻋﺎﻥ ﻳﺎﺭ ﺍﺳﺖ ﻟﺴﺘﺮ ﺗﺎﺭﻭ

+ ﺟﻬﺎﻧﻲ ﺷﺪﻥ، ﻓﻨﺎﻭﺭﻱ ﺍﻃﻼﻋﺎﺕ ﻭ ﭼﺎﻟﺸﻬﺎ ﺁﻗﺎﺯﺍﺩﻩ، ﺳﺎﺭﺍ- ﺣﺴﻴﻦ ﻣﺒﺎﺭﻛﻲ

+ مقدمه و فصل اول کتاب جامعه ي دانايي و پرسش هاي پژوهشي آينده ايلكا تومي

+ توسعه پایدار، توسعه انسانی و اشتغال دانش آموختگان جواد پورکریمی

+ آموزش عالی و گذار به جامعه مبتنی بر دانایی 

+ جهانی شدن و چالش های فراروی دولت محمد ندیری

+ انقلاب اطلاعاتي و ساختار نظام دموكراتيك جهاني دونالد – چنفيلد

+  

+ آسیب اجتماعی چیست و با آن چه باید کرد؟  سعید معیدفردر

+ از انقلاب بهمن چه ميتوان آموخت ؟ نشست پالتاکی اتحاد برای پیشبرد سکولار دموکراسی در ایران

+ لباس های تمیز، اقیانوس های کثیف مترجم: فرناز حیدری

+ مخاطرات افزایش تعداد شهرهای بزرگ  جرمی ریفکین

+ کار از راه دور فرصتی نوین در دنیای دیجیتال حوریه سادات برهانی

+ نگاه امنیتی نمي‌گذارد شکاف دیجیتالی از بین رود  محیا برکت

+  

+ جستاری در تاریخچه، مبانی و شاخه‌های علم هوش مصنوعی‌ 

+ گلوبالیسم یا جهانی شدن  

+ دنیای آینده با نانو تکنولوژی  

+ «انسان سالاری»، محور جامعه اطلاعاتی  

+ نابرابری اطلاعاتی; مسئله جامعه اطلاعاتی- 3 سیـد عـلی نـاظـم زاده

+ نابرابری اطلاعاتی; مسئله جامعه اطلاعاتی - 2 سیـد عـلی نـاظـم زاده

+ کرمی: رهبری جنبش محدود به خاتمی، موسوی و کروبی نیست  هانا کاویانی

+ افرادی با هوش‌های متفاوت مترجم: رزیتا شاهرخ

+ سرعت و دقت رایانه در راه رسیدن به توان انسانی پارسا ستوده‌نیا

+ جاه‌طلبانه‌ترین نظریه در فیزیک بنیادی ریچارد - دیوید

+ نوآوری؛ کلید توسعه دانایی محور دکتر شهرام یزدانی

+ World Politics h

+ چند قدم در اینترنت مترجم: میثم لطفی

+ دنیای اوباما مترجم : محمد امین خرمی

+ بی‌سوادی نوین مهدی صمدی

+ گام‌های جدید فناوری در سازمان‌های قضایی  مترجم: ميثم لطفي-

+ گام‌های جدید فناوری در سازمان‌های قضایی  مترجم: ميثم لطفي-

+ چهار گام در راه رسیدن به دولت الکترونیک کیاون دستمالچی

+ در ایالت نیوجرسی، تحریم های تازه ای علیه ایران تصویب شد -

+ ایران دیگر یکی از پنج مبدا پناهجویان ایرلند نیست -

+ محدوديت های تازه برای دانشجویان ایرانی در هلند -

+ ایران به پرداخت نیم میلیارد دلار غرامت محکوم شد -

+ هشدار آمریکا درباره سفر به ايران -

+ برای نخستين بار یک بشکه نفت، ۱۰۰ دلار معامله شد -

+ جواهری و حسين خواه از زندان آزاد شدند  .

+ ترکمنستان: کاهش صادرات گاز به ایران، موقتی است -

+ انجمن‌هاي بين‌المللي رسانه‌يي را بهتر بشناسيم سيد ايمان ضيابري



info@ayandehnegar.org
©Ayandehnegar 1995