مغز ما این‌گونه کار می‌کند که هر بار که هدفی را تعیین و سپس آن را به سرانجام می‌رسانیم، صرف‌نظر از این‌که آن هدف چقدر می‌تواند کوچک باشد، مغز ما دوپامین بیشتری دریافت می‌کند. دوپامین نوعی پیام‌رسان عصبی است که با پاداش و لذت در ارتباط است. وقتی دوپامین ترشح می‌شود، به مغز ما علامت می‌دهد، بله، کار شما عالی است، ادامه بده. مشکل دوپامین ـ و برای خیلی‌ها، مشکل فهرست وظایف روزمره ـ آن است که این هورمون اهمیت نمی‌دهد که آیا شما واقعا کاری را انجام داده‌اید یا خیر.
زمانی‌که با فهرست بلندبالایی از وظایف روزانه سروکار داریم، هیچ‌چیز به‌اندازه خط کشیدن کارهایی که انجام داده‌ایم حال ما را خوب نمی‌کند. در برخی موارد فشارهای عصبی پنهان به‌اندازه‌ای زیاد می‌شوند که تصمیم می‌گیریم کارهایی را که قبلا انجام داده‌ایم به فهرست وظایف خود اضافه کنیم، تنها به این دلیل که روی آنها خط بکشیم و از فهرست حذف‌شان کنیم. اما چرا این‌گونه است؟وقتی دوپامین از حد بگذرد، می‌تواند موجب حواس‌پرتی و پراکندگی مغز شود. بااین‌حال، این سیستم پاداش مهم و حیاتی را می‌توان در جهت خوب و مناسبی تنظیم کرد. البته روش‌هایی هم وجود دارند که از طریق آنها می‌توان «مغز را بازنویسی کرد و بهره‌وری را تقویت کرد» که ما در ادامه به چهار روش اشاره می‌کنیم که لازمه این چهار روش، درک درست از نحوه عملکرد مغز است.
1••• تقسیم اهداف بزرگ به اهداف کوچک‌تر
فهرست وظایف روزانه شما می‌تواند شامل برخی کارهای آسان و کارهای دشوار باشد. فهرست وظایف زمانی کارآیی دارد و بهتر عمل می‌کند که اهداف بزرگ و بلندبالا به اهداف کوچک‌تر تقسیم شوند. برای نمونه، فهرست زیر را که شامل اهداف بزرگ و سطح بالاست، در نظر بگیرید:
- تبدیل وبلاگ به وب‌سایت
- نوشتن محتوایی که افراد را به حرف زدن و درج دیدگاه‌ها ترغیب می‌کند
- ارزیابی فعالیت‌های بازاریابی مرتبط با سایت
ذهن شما با محدودیت‌هایی همراه بوده و در عمل قادر نیست به وظایف پراکنده یا خیلی مهم و بزرگ به‌یک‌باره واکنش درستی از خود
نشان دهد. مثلا این‌که از کجا شروع کنید؟ اگر رسیدن به اهداف مشخص‌شده به ساعت‌ها یا حتی روزها کار مداوم نیاز داشته باشد، مغز دوپامین را از کجا دریافت خواهد کرد تا به شما اعلام کند کار خود را به‌درستی به انجام رسانده‌اید و اکنون زمان دریافت پاداش است. ما خیلی سریع اهداف بزرگ و سطح بالا را در فهرست وظایف خود جای می‌دهیم، به این دلیل که بسیار مهم هستند، اما مغز ما اهداف بزرگ را دور می‌زند و به دنبال کارهای کوچک‌تر می‌رود چون راحت‌تر انجام می‌شوند.
توصیه: اهداف بزرگ را به اهداف کوچک‌تر و قابل دسترس‌تر تقسیم کنید. روانشناسانی که به مطالعه فن بیان و خطابه می‌پردازند، می‌دانند که اهداف ملموس و کوچک‌تر نه‌تنها اغلب اوقات راحت‌تر به دست می‌آیند، بلکه انگیزه بیشتری در ما و اطرافیانمان به وجود می‌آورند. برای انجام این کار، باید اهداف خود را بازنگری کنید و نقاط بین اهداف سطح بالا و وظایف سطح پایین را به هم متصل کنید. اهداف سطح بالا را بنویسید اما یک‌قدم فراتر بروید و آن اهداف را به مراحل عملی‌تر و قابل انجام تقسیم کنید.
یک نمونه عملی از یک هدف سطح بالا
فرض کنید مسئولیت بهبود پایگاه دانش مشتریان شرکت به شما واگذار شده است. شما این پایگاه دانش را که در ارتباط با بازخوردهای مشتریان یا داستان آنها از به‌کارگیری محصول شرکت است، باید به‌گونه‌ای سازمان‌دهی کنید تا کاربران یا حتی مشتریان فعلی بتوانند از طریق این پایگاه دانش نیازهای خود را برطرف کرده و به‌عبارت‌دیگر بدون آن‌که به حضور یک کارشناس فنی مجازی نیازی داشته باشند، مشکل خود را برطرف کرده یا اطلاعات لازم را به دست آورند.
گام اول
در اولین گام، باید در اولین روز کاری هفته نشست‌های (session) مربوط به فول‌استوری (FullStory) محصولاتی را که کاربران در پایگاه دانش جست‌وجو کرده‌اند، مرور کنید. (شما می‌توانید بفهمید کاربران چه موضوعات مشترک و واحدی را جست‌وجو کرده‌اند و در ادامه مخاطبان خود را بر مبنای افرادی که با کادر جست‌وجوی سایت در تعامل بوده‌اند، فیلتر کنید. این‌که بدانید کاربرانتان چه محتوایی را تایپ می‌کنند و قبل از جست‌وجوکردن چه‌کارهایی انجام می‌دهند، به شما کمک می‌کند تا خلاء‌های موجود در پایگاه دانش را شناسایی کرده و برطرف کنید.)
گام دوم
زمانی را مشخص کنید تا کیفیت محتوای پایگاه دانش را از طریق درج محتوای جدیدی بهبود دهید.
گام سوم
زمانی را مشخص کنید تا محتوای جدید را به پایگاه دانش اضافه کرده و شکاف‌های احتمالی موجود پر شوند.
گام چهارم
در هر روز یا دست‌کم دو روز یک‌بار، یک ساعت زمان صرف نوشتن مطلب جدیدی کنید.
گام پنجم
پیش‌نویس آماده ه‌شده را کامل کرده و مطلب پالایش‌شده را منتشر کنید.
تقسیم‌بندی یک هدف بزرگ به مراحل کوچک‌تر، کمک می‌کند تا روزانه دوپامین لازم را دریافت کنید. تکرار هفتگی این توالی در نهایت به سیستمی ختمی می‌شود که شما را به هدف سطح بالا و بزرگ‌تر می‌رساند بدون آن‌که حتی متوجه آن شوید. در فواصل زمانی منظم (مثلاً هر 4 هفته)، اهداف سطح بالا و وظایف کوچک‌تر خود را دوباره ارزیابی کنید. ببینید که آیا هنوز با یکدیگر و با طرح‌های توسعه‌ای شرکت مرتبط هستند.
2••• روز خود را مطابق با ریتم‌های اولترادین بسازید
از لحاظ فیزیولوژیکی شما نمی‌توانید تمام طول روز را با توجه و تمرکز کامل و بدون خستگی کار کنید. برای حل این مشکل و انجام کارها به شکلی درست، فرض کنید در طول روز باید به جلسات مختلفی بروید. در حالت عادی پیش از رفتن به هر جلسه‌ای باید پیش‌زمینه‌ای از مطالبی که در جلسه قرائت خواهد شد در اختیار داشته باشید تا بتوانید روی موضوع متمرکز شوید. همین کار را با یک روز کاری خود انجام داده و فرض را بر این موضوع قرار دهید که هر کاری که باید انجام دهید جلسه‌ای است که باید در آن حضور به هم رسانید. این‌کار به شما کمک می‌کند با تمرکز و بهره‌وری بیشتری بتوانید کارهای مختلف را انجام دهید. تونی شوارتز، رییس و مدیرعامل The Energy Project در این ارتباط می‌گوید: «بیشترین میزان توجه ما در جلسات 90 تا 120 دقیقه‌ای است و بعد از این مدت‌زمان نیاز به استراحت داریم. این جلسات با عنوان ریتم‌های اولترادین (ultradian rhythms) (ریتم‌های کمتر از 24 ساعت) شناخته می‌شوند. به‌علاوه، نوع کاری که ما در این جلسات 90 تا 120 دقیقه‌ای انجام می‌دهیم باید از نظر محتوا متفاوت باشند.» با توجه به وظیفه و نقشی که دارید، روش‌های متفاوتی وجود دارند که به شما اجازه می‌دهند بهره‌وری شخصی و کاری خود را افزایش دهید. اگر در بخش پشتیبانی کار می‌کنید، می‌توانید قسمتی از وقت خود را صرف پاسخ دادن به تیکت‌های ساده‌تر کنید، مقداری از وقت خود را صرف ساختن مستندات برای پایگاه دانش و بخشی را هم صرف صحبت کردن با مشتریانی کنید که مسائل پیچیده‌‌تری دارند. با انجام فعالیت‌های مختلف در طول یک روز کاری، فرصتی پیش می‌آید تا کمی از پروژه اصلی فاصله گرفته، دیدگاه‌های مختلف را دریافت کرده و شاهد پیشرفت کار باشید. همچنین این کار باعث می‌شود تا هر چرخه کاری جدید را با تمرکز بیشتری آغاز کنید. توجه کنید که به‌طورمعمول چه زمانی بالاترین و بهترین کارایی را دارید و چه نوع افکار مزاحم و پریشانی حواس‌پرتی را به همراه آورده و باعث می‌شوند این زمان طلایی خراب شود. اگر لازم است تمام نیرو و حواس خود را صرف نوشتن کنید و فکر می‌کنید صبح‌ها چرخه اولترادین شما قوی‌تر است، این موضوع را در برنامه‌ریزی خود لحاظ کنید.
توصیه: ابتدا مسئولیت‌های اصلی و ثانویه خود را شناسایی کرده و مشخص کنید در طول روز برای هر یک از وظایف اصلی و ثانویه چند ساعت وقت می‌گذارید. به‌طور مثال، ممکن است متوجه شده باشید که 80 درصد زمان کاری، صرف مسئولیت اصلی شما می‌شود و 20 درصد صرف کارهای ویژه. آن 20 درصد را برای پایان روز که ذهن‌تان خسته است و کارایی چندانی ندارد، رها نکنید. کارهای متنوع خود را بین جلسات طولانی‌تر قرار دهید تا کار 80 درصدی شما به تکه‌های اولترادینی تقسیم شود. برای مثال می‌توانید این‌گونه برنامه‌ریزی کنید:
- رفتن به اداره و پاسخ دادن به چند ایمیل. تایم‌باکس ایمیل را روی 30 دقیقه تنظیم کنید.
- نوشتن محتوای پایگاه دانش (90 دقیقه)
- ملاقات تیم‌های عملیاتی مختلف با تیم محصول (30 دقیقه)
- کار روی صف پشتیبانی (90 دقیقه)
- ناهار
- بازگشت به‌صف پشتیبانی (90 دقیقه)
- تماس طولانی با یک مشتری برای پشتیبانی دقیق و کامل
- کار در صف پشتیبانی (90 دقیقه)
- به‌روزرسانی CRM یا مدیریت ارتباط با مشتری و سازمان‌دهی نظرات مشتری (زمان به میزان لازم)
- رفتن به خانه!
راه دیگر تقسیم‌بندی کارها این است که مکث کنید و به همراه دیگران مروری بر کارهایتان داشته باشید. بررسی میزان پیشرفت پروژه به همراه دیگران موجب می‌شود تا دیدگاه خوبی روی کار خود داشته باشید و بتوانید به عقب برگردید و روی کارهای صورت گرفته مهر تایید بزنید. تقسیم‌بندی کارها در روز باعث حفظ توجه و همچنین انرژی شما می‌شود. ساختن لحظاتی که بتوان پیشرفت را در آنها احساس کرد و به رسمیت شناخت، ترشح دوپامین را در مغز افزایش می‌دهد و یک فشار روانی در شما ایجاد می‌کند تا به کارتان ادامه دهید.
3 ••• به تعویق انداختن کارها
آیا متوجه شده‌اید که به تعویق انداختن کارها می‌تواند در انجام آنها موثر باشد؟ شما یک کار چالش‌برانگیز را هفته‌ها به تعویق می‌اندازید و یک روز قبل از آن‌که موعد آن تمام شود، به سراغش می‌روید. بااین‌حال به‌طور معجزه‌آسایی، می‌توانید در ساعت‌های پایانی، کار را به اتمام برسانید و به‌اصطلاح آن را ضربه کنید. چگونه چنین چیزی ممکن است؟ تمام کسانی که کارها را به تعویق می‌اندازند و از انجام آنها طفره می‌روند، اصول قانون پارکینسون را تجربه کرده‌اند: کار، صرف‌نظر از این‌که چقدر کم‌اهمیت و پیش‌پاافتاده است، به‌اندازه زمانی‌که برای آن تخصیص داده‌شده، طول می‌کشد؛ یعنی اگر شما کل روز برای انجام یک پروژه وقت داشته باشید، انجام آن تمام روز طول خواهد کشید؛ اما اگر تنها دو ساعت برای انجام آن‌وقت داشته باشید، احتمال این‌که بتوانید سر دو ساعت آن را به اتمام برسانید، زیاد است. به تعویق انداختن کارها، وقت شما را محدود می‌کند و شما را ملزم می‌کند تا بیشتر تمرکز کنید و کارآمدتر باشید. چه اتفاقی می‌افتد؟ اطلاع شما از زمان اختصاص‌یافته به یک کار، تاثیر بسزایی روی مدت‌زمان انجام آن کار دارد. شما می‌توانید با تغییر دیدگاه خود در مورد کارآمد بودن، با به تعویق انداختن عمدی کارها مغزتان را هک کنید. رابرت بنچلی می‌گوید: «هر کسی می‌تواند هر حجمی از کارها را به انجام برساند، به‌شرط آن‌که آن وظیفه کاری نباشد که او قرار است در آن لحظه انجام دهد.»
بدیهی است که این کار باید با احتیاط و آگاهانه انجام شود وگرنه همان نتایج فاجعه‌بار به تعویق انداختن کارها در حالت عادی را به بار خواهد آورد. یک راه برای عملی کردن این روش، ایجاد یک فهرست وظایف «جعلی» است. دکتر جان پری، استاد فلسفه دانشگاه استنفورد معتقد است: «ما با تغییر ترتیب کارها در فهرست وظایف روزمره و این‌که چقدر آن کارها را عملی می‌دانیم، می‌توانیم خودمان را فریب دهیم.» او توصیه می‌کند فهرستی تهیه کنیم که کارهای چالشی و مبهم در بالا و کارهای عملی‌تر (که باید خیلی سریع انجام بگیرند) در پایین قرار بگیرند. به‌عنوان‌مثال:
• طراحی ساختار جدید تیم
• پاسخ به تمام ایمیل‌های مهم
• اتمام ویرایش‌های پروژه اخیر و ارسال آن به مشتری
شما به دنبال راهی برای به تعویق انداختن وظایف بالای فهرست، به سمت کارهایی که در انتهای فهرست قرار دارند، جذب می‌شوید؛ این کار همچنین روشی برای افزایش سطح دوپامین در مغز است. راه دیگر برای تغییر دیدگاه‌تان در مورد بهره‌وری آن است که زمانی را برای به تعویق انداختن کارها ایجاد کنید. کریس سَویج، مدیرعامل Wistia، توصیه می‌کند که یک ساعت «خالی» را در روز برای انجام کارهایی که خیلی به چشم نمی‌آیند مثل خواندن، پیاده‌روی و مدیتیشن در نظر بگیرید. با ایجاد این زمان خالی، نیاز به تعویق در کارها و موکول کردن آنها به زمان دیگر در مواقعی که واقعا باید کار کنید، کاهش می‌یابد. شما خستگی ذهنی و نیاز به تعویق در کارها را کاهش می‌دهید و سخت‌تر کار می‌کنید، چون می‌دانید وقت برای انجام کارهای «برنامه‌ریزی نشده» هم دارید. همه این‌ها بستگی به تغییر انتظارات شما از زمان دارد.
••• کارهایی را که برایتان لذت‌بخش هستند، بعد از کارهایی که از آنها لذت نمی‌برید، قرار دهید
سیاست «چماق و هویج» در واقع اصطلاحی است که به سیاست ارائه تشویق برای رفتار خوب و ارائه تنبیه برای رفتار بد می‌پردازد. این اصطلاح اشاره به یک هویج است که از چماق آویزان شده و در مقابل یک اسب یا الاغ گرفته می‌شود. الاغ هویج را دنبال می‌کند و در همان حال با ضربه چماق به سمت جلو حرکت می‌کند. قرار دادن کارهای دشوار قبل از کارهای آسان به‌طور طبیعی شما را به جلو می‌راند و بهره‌وری را افزایش می‌دهد. یک روش برای تهیه فهرست وظایف این است که وظایف را برعکس در فهرست مرتب کنید، کارهایی را که می‌خواهید انجام دهید در ابتدای فهرست و کارهایی را که از انجام آنها لذت می‌برید، در انتهای فهرست قرار دهید؛ بنابراین وظایفی که چندان لذت‌بخش نیستند همانند چماق هستند و کارهای لذت بخش همانند هویج. رسیدن به پاداش به شما انگیزه می‌دهد تا کارهای سخت و دشوار را به پایان برسانید. مرتب کردن مجدد فهرست وظایف روزمره ممکن است ساده به نظر برسد، اما از نتیجه آن شگفت‌زده خواهید شد.
اشتباه روانشناسی خود را بپذیرید
درست است که روانشناسی شما تاثیر قابل‌توجهی بر نحوه کار شما دارد چه از آن آگاه باشید و چه نباشید؛ اما این به آن معنا نیست که بگذارید مسیر حرکت انرژی شما را کنترل کند. کاری کنید که سیستم به نفع شما کار کند. اهداف بزرگ را به اهداف کوچک‌تر و قابل تکرار تقسیم کنید. بدانید که چگونه کارها را به تعویق بیندازید و از آن به نفع خودتان استفاده کنید. وظایف روزمره را به‌گونه‌ای مرتب کنید که کارهای دشوار در ابتدا قرار بگیرند و انجام شوند. از نتیجه این کارها شگفت‌زده خواهید شد
Twitter
Google
Yahoo
Delicious
بالاترین
دنباله
نسخه‌ی چاپی
ارسال اين مطلب به دوستان